Online : 6
Tekil : 559101

Sıkça Sorulan Sorular ve Cevapları

Mevzuat

Ajans tarafından sağlanan destek hangi mevzuat kapsamında verilmektedir?

Ajansın ve yararlanıcıların tabi olduğu mevzuat aşağıdaki gibidir:

1. Kalkınma Ajanslarının Kuruluşu, Koordinasyonu ve Görevleri Hakkında Kanun

2. Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği

3. Kalkınma Ajansları Destek Yönetimi Kılavuzu ve Ekleri

4. 2017 Yılı Kalkınma Ajansları Mali Desteklerinden Yararlanan Kamu İdarelerine Tahsis Edilen Kaynakların Aktarımı, Kullanımı, Muhasebeleştirilmesi ile Diğer Hususlara İlişkin Usul ve Esaslar

5. Ajans Tarafından Sağlanan Destekler için İlan Edilmiş Olan Program Rehberleri

Sözleşme, Sözleşme Değişiklikleri ve Proje Hesabı

1. Sözleşmelerden doğan damga vergisini ödemek yararlanıcının sorumluluğunda mıdır?

Ajans ile yararlanıcı arasında tek nüsha olarak bir sözleşme hazırlanacaktır. Bu sözleşmedeki toplam bütçe tutarı üzerinden binde 9,48 oranında (Bkz. 25.12.2015 tarih ve 29573 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Damga Vergisi Kanunu Genel Tebliği) damga vergisi doğmaktadır ve bu tutarın taraflarca vergi dairesine ödenmesi gerekmektedir. Ajansın damga vergisi muafiyeti bulunduğundan, söz konusu damga vergisinin tamamını projeyi imzalayan karşı tarafın (yararlanıcı) ödemesi gerekmektedir (damga vergisi muafiyeti bulunan kurumlar hariç).

a) Damga vergisi, damga vergisi mükellefiyeti tesis ettirmemiş kişilerce, sözleşme imzalandığı tarihten itibaren 15 gün içinde vergi dairesine beyan edilerek yatırılmalıdır.

b) Damga vergisi mükellefiyeti olan kurumlar, ilgili dönem beyannamesinde beyan ederek vergi dairesine ödeyebilirler.

Her iki durumda da Ajans ile yararlanıcı arasında yapılan sözleşmeden doğan damga vergisinin yasal süresi içinde ödendiğine ilişkin dekontun ve ilgili damga vergisi beyannamesinin Ajans’a sunulması gerekmektedir.

2. Proje kapsamındaki tüm ödemelerde neden proje hesabını kullanmalıyız?

Mali destekler kapsamında gerek Ajansın sağlayacağı destek tutarı, gerekse de yararlanıcının karşılayacağı eş finansman tutarının Vakıflar Bankası’nın Erzurum, Erzincan ve Bayburt Şubelerinde yararlanıcıların kendi adlarına açmış oldukları proje hesabı kullanılarak harcanması zorunludur. Bu uygulama, Banka ile yaptığımız protokol uyarınca, Ajans olarak, proje hesabının ekstresini görme ve harcamaları gerçekleştiği gün izleyerek gerektiğinde sözleşmenin eki olan bütçe ile karşılaştırma ve proje dönemi sonunda hesaptan gerçekleşen toplam bütçeyi görüp, projenin ne kadar tutarla gerçekleştirildiğini tek bir hesap ekstresi üzerinden izleme imkânı sağlamaktadır.

Kamu kurumları için, eş finansman olarak gösterilen mevcut personelin proje kapsamında çalıştıkları zamana tekabül eden maaşlarının ödenmesinde proje hesabının kullanılması zorunluluğu bulunmamakta olup, ilgili kamu kurumunda çalışan söz konusu personel için kurumunca halihazırda düzenlenen maaş bordrosu ile proje personeli zaman çizelgesi (PUR Ek 5.1) destekleyici belge olarak ibraz edilmelidir.

3. Projelerin sözleşmede belirtilen süreden daha erken bitirilmesi mümkün müdür?

Proje Uygulama Rehberi’nin “2.2 Sözleşme Değişikliği” kısmında belirtildiği üzere; yararlanıcıların projelerini, Ajans ile imzaladıkları sözleşme hükümleri doğrultusunda uygulamaları esastır. Bu nedenle proje, ilk planlandığı şekilde uygulanmaya çalışılmalıdır. Ancak, faaliyetler öngörülen süreden daha erken tamamlanmış ve proje fiilen sona ermiş ise bu ve benzeri taleplerin uygunluğu görüşülebilir.

4. Projenin uygulanabilmesi için gerekli olan izinler/ruhsatlar (ÇED vb.) hangi aşamada sunulacaktır?

Projenin uygulanması için merî mevzuat gereğince resmi makamlardan alınması gereken her türlü mülkiyet, kira sözleşmesi, izin, ruhsat, yetki belgesi ve lisanslar (ÇED Raporu veya ÇED Raporu´na ihtiyaç olmadığını gösteren ilgili kurum yazısı, inşaat ruhsatı, sağlık ruhsatı, Kültür ve Tabiat Varlıklarını Koruma Kurulu´nun izin belgesi vb.) sözleşme imzalanması aşamasında Ajansa sunulmalıdır.

5. Sözleşmeye bağlanan hibe karşılığında herhangi bir teminat talep edilmekte midir?

Kâr amacı güden gerçek ve tüzel kişilerden her bir proje ve faaliyet için sözleşmede öngörülen toplam destek miktarının %10 (yüzde on)’u kadar teminat alınır.

Ajans tarafından teminat olarak kabul edilebilecek değerler şunlardır:

a) Tedavüldeki Türk parası

b) Bankalar veya katılım bankaları tarafından verilen teminat mektupları

6. Ajansın vereceği destek miktarı, proje uygulama sürecinde herhangi bir sözleşme değişikliği ile artırılabilir mi?

Hayır. “Başvuru Rehberi Bölüm 2.5 Sözleşme İmzalanması ve Uygulama Koşulları” kısmında “Kesin Destek Tutarı” başlığı altında belirtildiği üzere sözleşmede kesinleştirilen mali destek tutarı hiçbir şekilde sözleşme değişikliği ile artırılamaz.

7. Zeyilname talebi gönderildikten sonra onayı beklerken, projenin uygulamasına devam edilecek midir? Yoksa onay gelene kadar uygulama duracak mıdır? Beklenmesi durumunda, süreçte yaşanan gecikme, tarihlerde kaymaya sebep olursa ne yapılacaktır?

Proje Uygulama Rehberi’nde 2.2.2. Sözleşme İçin Zeyilname başlığı altında, “Zeyilname gerektiren büyük değişikliklerin olması durumunda, değişikliğin yürürlüğe girmesini talep ettiğiniz tarihten en az 20 (yirmi) gün, projenin bitim tarihinden en az 30 (otuz) gün önce Ajansa zeyilname yapılması yazılı talebinde bulunmalısınız” ifadesi bulunmaktadır. Buna göre, zeyilname ile ilgili talep edilen değişiklik onaylanmadan uygulanmayacaktır. Bu durumdan doğan gecikmeler için yukarıda belirtilen ifadede geçen sürelere uyulması ve değişikliğin uygulanması gereken zamandan önce talepte bulunulması gerekmektedir. Ayrıca, izleme uzmanı durumu inceleyip, çözüm bulma ve onaylama ya da reddetme yetkisine sahiptir. Bununla birlikte, zeyilnamenin sadece zorunlu ve istisnai durumlarda talep edilmesi gerektiği unutulmamalıdır. Projelerin sözleşmede belirtildiği şekliyle uygulanması esastır.

8. Başvuru sahibi ya da ortakları tarafından sağlanması gereken eş finansman tutarının nakdi olarak proje hesabında görülmesi zorunlu mudur?

Başvuru sahibi ya da ortakları tarafından sağlanacak eş finansman, projeye özel olarak açılacak banka hesabı üzerinden harcamaları yapmak üzere kullanılacaktır. Eş finansmanın sözleşme imzalanır imzalanmaz proje hesabında görülmesi zorunlu değildir. Eş finansmanın, para transferi yapılacağı gün proje hesabına yatırılması ve aynı gün transferin gerçekleştirilmesi mümkündür. Raporlama dönemlerinde ödeme talepleri yapılırken yararlanıcının kendi payına düşen eş finansman katkısını proje hesabına dâhil ettiğini ve yapılan ödemelere ilişkin transferi proje hesabından gerçekleştirdiğini destekleyici belgelerle ispatlaması gerekmektedir.

9. Proje kapsamındaki sözleşme değişiklik taleplerini, raporlamaları Ajansa nasıl iletmeliyim?

Ajansa verilmesi zorunlu olan raporlar ile sözleşme değişiklik talepleri http://portal.kays.kalkinma.gov.tr adresinden ulaşabileceğiniz Kalkınma Ajansları Yönetim Sistemi (KAYS)’ne girilmelidir. Sistemde alınacak çıktılar kaşelenmeli, imzalanmalı ve Ajansa ulaştırılmalıdır.

10. Zeyilname talebi kaç gün önceden Ajans’a gönderilmelidir?

Zeyilname talepleri, değişikliğin yürürlüğe girmesini talep ettiğiniz tarih öncesinde (makul bir sürede) Ajans’a sunulmalıdır.

11. Bildirim mektupları ve zeyilname yazılarımızı Ajansa e-mail ya da faksla ulaştırmamız yeterli midir?

KAYS üzerinden düzenlenen bildirim mektupları ve zeyilname yazılarının ıslak imzalı asıllarını Ajansa ulaştırmanız gerekmektedir. Bu evraka Ajans bünyesinde giriş tarihi yazılarak numara verilecek olup evrakın Ajansa ulaştığı tarih olarak bu giriş tarihi baz alınacaktır.

12. Belediyelerin borçları ilana çıktığınız tarihte mi kapatılmış olmalı yoksa son başvuru tarihine kadar mı kapatılmalı?

Başvuru sahiplerinden, 5449 sayılı Kanunun 19 uncu maddesinin (d) ve (e) bendinde belirtilen Kalkınma Ajansı paylarını ve bunlarla ilişkili varsa diğer bütün mali yükümlülüklerini, yerine getirmeyenler (İl Özel İdareleri, Büyükşehir Belediyeleri, Belediyeler, Ticaret ve Sanayi Odaları) Kuzeydoğu Anadolu Kalkınma Ajansı ile Destek Sözleşmesi imzalayamazlar. Dolayısıyla ilgili borçlar destek sözleşmesi imzalanması aşamasında kapatılmış olmalıdır. İlbank A.Ş. tarafından yapılan kesintiler, yapılandırma kapsamında değildir.

13. Sözleşme esnasında Ajansa sunduğumuz teminat mektubunu / nakit teminatı geri almak için ne yapmamız gerekir?

Projesini tamamlayarak nihai raporunu sunan ve nihai ödemesini alan yararlanıcılar sözleşme esnasında vermiş oldukları teminat mektubunu / nakit teminatı geri alabilirler. Teminat mektubu / nakit teminatın Ajanstan geri alınması için yararlanıcılar şu prosedürü izlemelidirler:

Projenin bittiğinin, nihai raporun verildiğinin ve nihai ödemenin alındığını belirten ayrıca teminat mektubunun / nakit teminatın geri alınmasının talep edildiği bir dilekçe hazırlamak gerekmektedir. Bu dilekçe yararlanıcının yasal temsilcisi tarafından imzalanmalıdır. Yararlanıcı sözleşme esnasında teminat mektubu verdiyse; dilekçesinde teminat mektubunu Ajans’tan almaya yetkili olan kişinin ad soyadı ve TC kimlik numarasını da belirtmelidir. Yararlanıcı sözleşme esnasında nakit teminat yatırdıysa; dilekçesinde nakit teminatın iade edilmesini istediği banka hesabı bilgileri ve IBAN numarasını da belirtmelidir.
Teminat mektubunu Ajans’tan almaya yetkilendirilen kişinin nüfus cüzdan fotokopisi dilekçeye eklenmelidir.
Dilekçenin hazırlandığı tarihten en geç 15 gün öncesine ait vergi borcu yoktur yazısı ve dilekçenin hazırlandığı tarihten en geç 1 ay öncesine ait SGK borcu yoktur yazısı dilekçeye eklenmelidir.

Yukarıdaki belgeler hazırlandıktan ve Ajans’a teslim edilmesiyle teminat mektubu/nakit teminat iadesi prosedürü tamamlanmış olmaktadır ve yararlanıcılar teminat mektubunu / nakit teminatı iade alabilirler.

Bütçe, Satınalmalar ve Muhasebe

1. Projemiz başarılı oldu ve Ajans ile sözleşme imzaladık. Ancak muhasebe işlemleri ile ilgili bir çalışanımız yok ve biz de bu konuda bilgi sahibi değiliz. Projenin muhasebe işlemleri ile ilgili bilgi sahibi olma zorunluluğumuz var mıdır?

Proje Uygulama Rehberi Bölüm 2.4.3 ve Sözleşme Genel Koşulları Madde 16 gereği Destek Yararlanıcısı, kendi muhasebe sisteminin bir parçası veya ek hesaplar şeklinde proje uygulamasının muhasebe hesaplarını doğru ve düzenli şekilde tutmakla yükümlüdür. Yararlanıcının bu konuda uzman çalışanı bulunmaması durumunda proje yazımı aşamasında proje bütçesine yarı zamanlı muhasebeci maliyeti eklenebilir.

2. Sözleşme imzalandıktan sonra ihaleyi hangi kurum yapacaktır? İhale aşaması nasıl olacaktır?

İhaleyi yararlanıcı yürütecektir. Satın alma işlemleri, harcama usul ve esasları ilgili kanunlarca belirlenen yararlanıcılar, destek programları çerçevesinde desteklenen proje ve faaliyetler kapsamında yapacakları satın alma faaliyetlerini tabi oldukları satın alma mevzuatı çerçevesinde gerçekleştireceklerdir. Harcama usul ve esasları konusunda herhangi bir mevzuata tabi olmayan yararlanıcılar Ajansın yayınlamış olduğu Satın Alma Rehberi’ne göre satın almaları gerçekleştireceklerdir.

3. Tek bir ihale ilanı ile birden fazla hizmet veya mal alınabilir mi?

Alımı yapılacak mal, hizmet veya yapım işleri birleştirilebiliyor ise tek bir ihalede alımlar birleştirilmelidir. Örneğin: Bulaşık makinesi, çamaşır makinesi ve buzdolabı için üç ürünün de birlikte alınabileceği bir “Beyaz Eşya Alım İhalesi”ne çıkılıp bu ürünler birlikte alınmalıdır.

Alımı yapılacak mal, hizmet veya yapım işleri birleştirilemiyor ise her alım farklı bir ihale ile gerçekleştirilebileceği gibi, birden fazla alım tek bir ihale duyurusunda lotlar halinde de yapılabilir

4. Lotlama ne demektir?

Yapılan satın almalarda benzer niteliklere sahip ekipmanlar olması halinde lotlama (gruplama) yapılması gerekebilir. Lotlama, aynı yüklenicinin sağlayabileceği mal ve hizmet alımı ya da yapım işlerinin gruplandırılması işlemidir. Örneğin; faaliyet bütçenizde yer alan ve alımını yapmayı planladığınız bilgisayar, yazıcı, tarayıcı gibi benzer nitelikteki kalemleri tek bir satın alma süreci ile aynı yükleniciden toptan temin etmeniz gerekmektedir.

5. Açık ihale düzenlendiği zaman ihale ilanının gazetede bir gün süreyle ilan edilmesi yeterli midir? İhale ilanı, internet sitesinde ne kadar süreyle duracaktır? İhale ilanı, ajansın mı yoksa firmanın kendi internet sitesinde mi yayınlanacaktır?

İhale ilanının gazetede 1 (bir) gün süreyle ilan edilmesi yeterlidir. İlanın internet sitelerinde yayınlanma süresi yararlanıcının ve Ajansın tercihidir. Ancak tam rekabet şartlarının oluşması ve tüm katılımcıların haberdar olabilmesi için ilanın mümkün olduğunca uzun kalması daha uygundur. İhale ilanı, Ajansın ve yararlanıcının internet sitesinde yayınlanacaktır.

6. İhale ilanları için yapılacak harcamalar nereden karşılanır?

İlan için gerekli olan tutar, ilgili bütçe kaleminden veya idari maliyetler kaleminden olmak üzere proje bütçesinden; yoksa yararlanıcının kendi hesabından karşılanır.

7. Proje kapsamında mal veya hizmet alımı için yapılan ihale ilgili bütçe kaleminden daha düşük bir bedelle sonuçlandı. Bu durumda tasarruf edilen tutar başka bir kalemde kullanılabilir mi?

Proje kapsamında tasarruf edilen tutarlar zeyilname ile bir başka kaleme aktarılabilir. Burada dikkat edilmesi gereken husus bu miktarın proje amaçlarına hizmet edecek şekilde kullanılmasıdır. Böyle bir durumda ivedilikle ilgili izleme uzmanına bilgi veriniz. Bütçe kalemleri arasındaki aktarım uygun görülürse daha sonra bu konuyla ilgili izlenecek yol size anlatılacaktır.

8. İkinci el makine alımı uygun maliyet kabul edilmekte midir?

Ajans tarafından desteklenen projelerde ikinci el makine-ekipman alımı hiçbir şekilde uygun maliyet kabul edilemez

9. Projede bütçe kalemindeki tutarın aşılması durumunda sonuç ne olur?

Bütçe kaleminin aşılması durumunda aşılan tutara Ajans destek olmaz ve yararlanıcı fazla olan tutarı kendi öder.

10. Bütçede belirtilmeyen kalemler ile ilgili harcamalar proje hesabından mı yapılacaktır?

Bütçede belirtilmeyen ancak projede yapılması taahhüt edilen kalemler ile ilgili harcamalar proje hesabından yapılmak zorunda değildir. Örneğin görünürlük için bütçede kalem yazılmamışsa, tabela için gerekli olan tutar proje hesabına yatırılarak veya yararlanıcının kendi hesabından yapılabilir.

11. Projeye ilişkin olarak düzenlenen fatura/gider pusulası/serbest meslek makbuzu açıklama bölümüne ilgili belgeyi düzenleyen tarafından yazılan herhangi bir ibare geçerli midir?

Proje kapsamında gerçekleştirilen satın alımlara ilişkin olarak düzenlenen fatura / gider pusulası / serbest meslek makbuzu açıklama bölümünde yer alan ifadelerin Destek bütçesinde ilgili bütçe kalemi açıklaması ile tutarlı olması gerekmektedir. Örneğin “Açılış Konferansı İkram Gideri” bütçe kalemine ilişkin faturanın açıklama bölümünde “Muhtelif Gıda” açıklamasının yer alması uygun olmayacaktır. Faturayı düzenleyen kurumun sisteminin izin vermemesi durumunda, fatura üzerine bütçe kalemine uygun olarak yapılacak ilave açıklamanın eklenmesi, bütçede bir bütün olarak belirtilen ürünlerin faturada ayrı ayrı belirtilmesi durumunda yine fatura üzerinde ilgili kalemlerin bir bütünü oluşturduğu açıklamasının ilave açıklama olarak belirtilmesi gerekmektedir.

12. Satın almaların proje süresi içinde gerçekleşmemesi durumunda sonuç ne olur?

Proje süresi içerisinde tamamlanmayan satın almalar uygun maliyet kabul edilmeyecektir. Bu nedenle sözleşmeye bağlanan destek tutarının tamamından faydalanabilmek için tüm faaliyetlerin ve satın almaların proje süresi içerisinde tamamlanması gerekmektedir.

13. Bütçenin standart formatında “1. İnsan Kaynakları” kısmında bütçelenen personel ücretleri ile “6. Diğer Hizmetler” başlığı altında bütçelenen ve dışarıdan satın alınan hizmetler arasındaki fark nedir? Bu harcamalar nasıl belgelenir?

Projede herhangi bir hizmetin dışarıdan satın alınması öngörülmüşse bu tip harcamaların bütçe standart formunda “6. Diğer Hizmetler” bölümünde bütçelenmiş olması gerekir. Proje personeline bu bütçe kalemi kapsamında ödeme yapmak uygun değildir (Bkz. PUR 2.3. Uygun Maliyetler). Bu tip harcamalar, hizmetin satın alındığı gerçek/tüzel kişinin niteliğine göre fatura, serbest meslek makbuzu, gider pusulası gibi belgelerle tevsik edilebilir. Üniversiteden yapılan hizmet satın alımlarında da üniversite mevzuatına göre yapılacak olan görevlendirme ile ilgili öğretim görevlisinden satın alınan hizmetin bedeli olarak üniversite döner sermayesinin keseceği fatura karşılığında ödeme yapılabilir. Bu harcama kalemlerinin doğrudan temin limiti olan 20.000 TL’nin üzerinde kalması durumunda ihale yapılmalı, altında kalması durumunda doğrudan temin usulüne göre piyasa araştırması yapılarak harcama gerçekleştirilmelidir.

Bütçenin “1. İnsan Kaynakları” bölümüne yazılan personel ödemeleri Yararlanıcının iş akdi yaptığı proje koordinatörü veya proje ekibinde yer alan, proje faaliyetlerinden doğrudan sorumlu personele yapılacak ödemelerdir. Bu ücretler, “Projede Sigortalı Olarak Çalışanlar” ve “Projede Görevli Diğer Personel İçin” olmak üzere ayrı ayrı hazırlanan ve PUR Ek 5.1 “Ücret Bordrosu” düzenlenerek karşılanabilir. Eğer ilgili personel sigortalı olarak çalıştırılacaksa “Projede Sigortalı Olarak Çalışanlar İçin Düzenlenmesi Gereken Ücret Bordrosu” düzenlenir, bu personelden gelir ve damga vergisi kesintisi ile sigorta primi kesintisi yapılır. Eğer ilgili personel hali hazırda sigortalı olarak başka bir iş yerinde çalışıyorsa, bu durumda “Projede Görevli Diğer Personel İçin Düzenlenmesi Gereken Ücret Bordrosu” düzenlenir, bu personelden gelir ve damga vergisi kesintisi yapılır, sigorta primi kesintisi yapılmaz.

14. Proje kapsamında yeni alınacak personel için SGK kaydı gerekiyor mu? Yoksa sözleşme imzalanması yeterli mi?

Sadece sözleşme yapılması yeterli değildir. SGK kaydının mutlaka yapılması gereklidir. Projelerde esas olan sürekli istihdamın sağlanmasıdır.

15. Projemizin başvuru formunda tanımlı olan proje ortağı ve iştirakçilerinden mal/hizmet satın alımı yapabilir miyiz?

Destek Yönetim Kılavuzu “2.1.1.1.1.3.1. Başvuru Sahibinin ve Ortaklarının Uygunluğu” başlığı altında bu konuya değinilmiştir. Buna göre; “Projeye başvuru sahibi ve ortakları dışında başka kurum/kuruluşlar da iştirakçi olmak suretiyle katılabilirler. İştirakçiler, teknik ve mali destek sağlama, uzmanlık aktarımı gibi konularda projede rol alabilir, ancak mali destekten doğrudan faydalanamazlar.”, yine aynı maddenin “Alt Yükleniciler” başlığı altında “Ortak veya iştirakçiler aynı proje kapsamında alt yüklenici olamazlar” ifadeleri bulunmaktadır. Bu ifadeler çerçevesinde ortak ve iştirakçilerin katkıları ayni katkı olarak kabul edilebilir, bunlardan mal ve hizmet alımı yapılamaz.

16. İhale sürecinde görev yapacak değerlendirme komisyonuna, proje yararlanıcısı çalışanları/yöneticilerinin haricinde dışarıdan atama yapılabilir mi?

Satın alma rehberinin 2.8.1. numaralı bölümünde “Değerlendirme komitesinin her bir üyesi yararlanıcı tarafından gerçekleştirilen ihale konusu iş ile ilgili bilgi ve tecrübeye sahip kişiler arasından ismen atanmalıdır. Değerlendirme komitesi üyeleri, teklifler üzerinde bilinçli bir değerlendirme yapmak için gerekli teknik ve idari kapasiteye sahip olmalıdır.” denilmektedir. Buna göre; iş ile ilgili tecrübe ve bilgiye sahip olması koşuluyla değerlendirme komitesine dışarıdan atama yapılması mümkündür.

17. Şartnamelerde, herhangi bir standart özelliği kullanarak tanımlayamadığımız makine/ekipmanlar için marka, model belirtilebilir mi?

Bu konu satın alma rehberinin “1.3.3. Yeterli Şartnamelerin Hazırlanması” başlığı altında şöyle ifade edilmiştir: “Şartnamelerde, varsa ulusal ve/veya uluslararası teknik standartlara uygunluğu sağlamaya yönelik düzenlemeler de yapılır. Bu şartnamelerde teknik özelliklere ve tanımlamalara yer verilir. Belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilemez. Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde "veya dengi" ifadesine yer verilmek şartıyla marka, patent veya model belirtilebilir.”

18. İhalelerde sözleşme aşamasında firmamızın SGK ve vergi borcu olmadığına dair durumu internetten barkodlu çıktılarla belgelendirilebilir mi?

Firmanın, SGK ve vergi borcunun bulunmadığını ihalenin yapıldığı ay itibariyle göstermesi koşuluyla barkodlu internet çıktısı yeterli bir belgedir.

19. Satın almalara hemen (İlk izleme Ziyareti Öncesi) başlanmasına izin veriliyor mu?

İlk izleme ziyaretleri, eğitimlerin hemen akabinde düzenlenecektir. Bu ziyaretlerin bir amacı da, satın almaları da içerecek şekilde projenin önemli aşamalarını ve tarihlerini belirlemek ve gerekli ise güncellenmesine destek olmak ve satın alma faaliyetleri, idari konular ve raporlama yükümlülükleri hakkında yararlanıcıya tavsiyelerde bulunmaktır. Bu ziyaretler gerçekleşmeden önce yararlanıcı satın alma planlarını oluşturabilir, izleme uzmanı geldiğinde bu plana nihai şekil verilir. İzleme ziyaretine kadar ihale dokümanlarının hazırlanmasına başlanabilir, şartname yazılabilir. Ancak ihale sürecinin (sonradan herhangi bir uygunsuzluğa yol açılmamasını temin etmek için) izleme uzmanı ile satın alma planı yapıldıktan sonra başlatılması esastır. Bununla birlikte, projenin uygulanması için çok acil ihtiyaçlar söz konusu olduğunda, satın alma stratejinizi planlayarak ilgili izleme uzmanınıza da danışmak suretiyle faaliyetlerinize başlayabilirsiniz.

20. Hakediş için makine/teçhizatın tesellüm, montaj ve üretime başlama şartı var mıdır?

Satın alma süreçlerine uygun alım yapılmış olması, makinenin fiili olarak işletmeye gelmesi, montajının yapılmış ve çalışır vaziyette olması, faturasının kesilmiş olması Ajansımızca hakedişlerin gerçekleşmiş sayılması için gereklidir.

21. Doğrudan temin usulü ile ilgili olarak, 30 bin TL’nin altındaki alımlarda fiyat araştırmasını nasıl yapacağız? Büyük / küçük tüm alımlarda fiyat teklifi almak şart mıdır?

Satın alma rehberinin “2.1. Doğrudan Temin” başlığı altında, doğrudan temin usulü ile yapılan alımlarda birden fazla tedarikçi/hizmet sunucusu/yapım müteahhidi ile görüşülmesinin ve fiyat tekliflerinin alınmasının doğru olacağı ifade edilmektedir. Teamül, aynı kalitede ürünü satan 3 tedarikçiden fiyat teklifi almaktır.

Doğrudan temin usulü ile yapılan tüm satın almalarda piyasa araştırması yapmak esastır. Arızi gider niteliğindeki çok düşük bedelli satın almalar söz konusu ise (sözleşmenin eki olan bütçede gider kalemi olarak bulunması şarttır), proje ömrü boyunca söz konusu olabilecek bu tip ihtiyaçlar birleştirilerek tek seferde satın alınacak şekilde yine piyasa araştırması yapılabilir. Çok düşük bedelli kırtasiye giderleri gibi alımların birleştirilerek satın alınması buna örnektir. Piyasa araştırması, Sözleşme Makamının konusunda uzman ve tecrübeli elemanları tarafından yapılmalı ve mümkün olduğu müddetçe, proforma faturalar, görüşme tutanakları ile tespit edilen fiyat, görüntü ve tarih kayıtları ile desteklenmelidir. Piyasa araştırması için örnek teklif alma formunu izleme uzmanınızdan talep edebilirsiniz.

22. Mali destek tutarı Ajans tarafından proje hesabına yatırılana kadar, yararlanıcı olarak faaliyetlerimize kendi eş finansmanımızı kullanmak suretiyle başlamak istiyoruz. Bu durumda proje hesabına yatırdığımız eş finansmanımıza bloke konulacak mı? Harcamalarımızı nasıl gerçekleştireceğiz?

Proje hesabından herhangi bir harcamanın yapılması, izleme uzmanı tarafından imzalanmış talimatın Bankaya gönderilmesiyle mümkündür. Yararlanıcıların proje hesabına kendi eş finansmanları adına yatırdıkları tutara bloke konması söz konusu değildir. Bu tutar, proje ihtiyaçları doğrultusunda izleme uzmanının da onayıyla kullanılabilir.

23. Ajansın ödemelerine ilişkin “hak ediş esasına dayanır” ifadesinden ne anlaşılmalıdır?

Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliğinin “Desteğin Ödenmesi” başlıklı 26. maddesinin altıncı fıkrasında “Ajans tarafından ön ödeme sonrasında yapılacak diğer ödemeler, hakediş esasına göre gerçekleştirilir ve ajans usulüne uygun olarak yapılmış harcamalara eş finansmanı oranında katılır. Buna göre; ajansın ödeme yapabilmesi, ön ödeme tutarının ve aynı oranda yararlanıcının eş finansman tutarının usulüne uygun harcandığını tevsik eden belgelerin ajansa teslimi ve kabulü şartına bağlıdır”. Ayrıca, aynı maddenin yedinci fıkrasında da “Ara ödemeler, yararlanıcı tarafından sunulan, geçerli harcama belgeleri ve ara raporların ajans tarafından uygun bulunarak onaylanmasını takiben yapılır.” hükümleri yer almaktadır.

Görüldüğü üzere, desteklenen bir projede ara ödemenin yapılabilmesi için, ilk olarak yararlanıcı tarafından, ön ödeme tutarının yanı sıra aynı oranda eş finansman tutarının da proje kapsamında usulünce harcanması ve bu harcamaya dair işlemlerin belgelendirilmesi; ikinci olarak ise ara ödeme döneminde yararlanıcının proje kapsamında usulünce harcama yapması ve buna ilişkin işlemlerini belgelendirmesi gerekmektedir.

Ajans ödemelerinde hakediş usulünün benimsenmesinde temel amaç, yararlanıcıya aktarılacak kaynağın gerçekten ve sadece proje kapsamında kullanılmasının sağlanmasıdır. Bu bakımdan proje kapsamında harcama belgeleri sunulmaksızın ajansın ödeme yapması söz konusu değildir.

Bununla birlikte, “Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği Madde 26 (6) / Proje Uygulama Rehberi 2.6” kısmında belirtildiği üzere “hakediş” kavramının genel olarak, “yüklenicinin sözleşmeye uygun olarak gerçekleştirdiği bir iş karşılığında tahakkuk eden alacağı” ifade ettiği ve buna göre hakediş kavramının temel iki unsurunun, işin yapılması ve alacağın tahakkuk etmesi olduğu unutulmamalıdır. Dolayısıyla ajans her halükarda yararlanıcıya ödeme yapmadan önce sözleşmede belirtilen işlerin gereği gibi yapılıp yapılmadığını kontrol edecektir.

24. Kar amacı güden proje yararlanıcılarına yönelik ihale mekanizması kısaca nasıl işlemektedir?

Hazırlık, duyuru, teklif alma ve tekliflerin değerlendirilmesi olmak üzere toplam 4 aşamadan oluşmaktadır.

Hazırlık aşamasında iş tanımı yani teknik şartname ve teklif dosyası hazırlanır.
Duyuru aşamasında İhale dosyası yerel ve hibe tutarı 200 bin ve üzeri ise ulusal basında en az bir gün; yararlanıcının ve Ajans’ın internet sayfasında ise en az 21 gün kalacak ve elektronik ortamda indirilecek şekilde duyurulur.
Teklif alma aşamasında ise Değerlendirme Komitesi belirlenir. Teklifler kapalı zarfta teslim alınır. Mali teklifler ise ikinci bir zarfta kapalı olarak teslim edilmelidir. Teslim alınan teklif zarflarına alınış sıralarına göre numaralarını belirten alındı belgesi verilir.
Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında ise teknik ve mali olmak üzere iki aşama vardır. Zarflar açılır ve önce teklifler idari ve teknik olarak değerlendirilir. Teknik değerlendirmeyi geçen teklifler mali oturuma katılabilirler. İlgili tutanaklar düzenlenir. En uygun teklif sahibi ile sözleşme imzalanır. Seçilmeyen teklif sahiplerine yazılı duyuru yapılır.

25. Faaliyet bütçesinde yer alan idari maliyetler kalemini ne amaçla kullanabiliriz ve bu harcamaları belgelendirmek zorunda mıyız?

Doğrudan giderlerin belli bir oranına karşılık gelen, projenin yönetim ve gözetimine ilişkin genel maliyetler olarak tanımlanabilecek dolaylı giderler “idari gider” olarak kabul edilmekte olup belgelendirilmesi zorunludur. İdari giderlerin kapsam ve tutar olarak aşağıdaki şartları taşıması gerekmektedir:

· Proje bütçesinin herhangi bir kalemi altında doğrudan gider olarak bütçelendirilmiş bir gideri kapsamamalıdır.
· Uygunluk açısından Sözleşme Ek II-Genel Koşullar madde 14, 16 ve 17’de belirlenen koşulları taşımalıdır.

Bu kapsamda yukarıdaki şartları taşımakla birlikte proje için gerekli olan ilan masrafları, yakıt masrafları, kırtasiye masrafları, bankacılık masrafları, toplantı masrafları gibi maliyetler idari maliyetler kalemi arasında sayılabilecektir. Fakat bilgisayar, yazıcı, fotokopi makinası gibi ofis ekipmanlarının alımı idari maliyetler kaleminden karşılanamaz.

26. Proje kapsamında alınacak ekipmanlar yatırım teşvik belgesi kapsamında temin edilebilir mi?

14/07/2009 tarihli ve 2009/15199 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Yatırımlarda Devlet Yardımları Hakkında Karara aşağıdaki madde eklenmiştir.

“EK MADDE 1- (1) Bu Karar kapsamındaki destek unsurlarından yararlanan yatırım harcamaları, kamu kurum ve kuruluşlarının destekleri ile diğer kuruluşların kamu kaynaklı desteklerinden yararlanamaz. Ayrıca, söz konusu desteklerden yararlanılan yatırım harcamaları için Müsteşarlığa teşvik belgesi müracaatı yapılamaz. Bu fıkra hükmüne aykırı davranılması halinde, her iki durumda da bu Karar kapsamında yararlanılan destekler ilgili mevzuatı çerçevesinde tahsil edilir.” (Değişiklik Tarihi: 14.04.2011 tarihli R.G.)

Buna göre;

Yatırım teşvik belgesi 14/04/2011 tarihinden önce alınmışsa, Teşvik Belgesi sahibi Ajans desteğinden faydalanabilir. Ancak 14/04/2011 tarihi ve sonrasında alınan yatırım teşvik belgesine sahip işletmeler ajans desteklerinden yararlanamaz.

Raporlar, İzlemeler ve Ajans Tarafından Yapılacak Ödemeler

1. Raporlar KAYS üzerinden mi doldurulacak?

Evet. Ajansa sunacağınız tüm ara ve nihai raporlar, ön, ara ve nihai ödeme talepleri, zeyilnameler ve bildirim mektupları imzalanıp Ajansa gönderilmeden önce KAYS üzerinden doldurulmalı ve onaylanmalıdır.

2. Raporlama dönemlerinde ajansa sunulması gereken muhasebe evrakları nelerdir?

Yararlanıcının kamu kurumu, kamu kurumu niteliğindeki birlik veya üniversite olması durumunda;

Muhasebe birimince hazırlanan Ödeme Emri Belgesi ve Ekleri, damga vergisi ödendiğine dair belge, fiyat teklifleri, satınalma onay belgesi, teklif değerlendirme formları, inşaat işlerinde yapılan işler listesi ve metraj, piyasa fiyat araştırma tutanağı, taşınır işlem fişi, (varsa) hakediş icmali, inşaat işlerinde geçici kabul onayı, ödemelere ilişkin banka dekontları, Sosyal Güvenlik Kurumu ödemeleri ve Vergi ödemelerine ilişkin belgeler,

Yararlanıcının kar amacı güden özel sektör işletmesi olması durumunda;

Detaylı ve özet mizan, Sosyal Güvenlik Kurumu ödemeleri ve Vergi ödemelerine ilişkin belgeler, ihaleye ilişkin dokümanlar, sözleşme ve sipariş formları gibi taahhüt belgeleri, tedarikçiden tesellüm makbuzları gibi mal alımlarına ait belge, kabul belgeleri gibi yapım işlerinin tamamlandığına dair belgeler

Ajansa ara/nihai rapor ekinde sunulmalıdır. Ayrıca, Ajans tarafından ihtiyaç duyulması halinde yukarıda sayılan belgelere ek olarak başka belgeler de talep edilebilir.

3. Proje bütçemizden iş akdi ile çalıştırdığımız personel için raporlama aşamasında hangi belgeleri sunmamız gerekir?

Proje kapsamında iş akdi yapılan personele yapılan ödemeler ile ilgili ara/nihai raporda aşağıdaki belgeler Ajansa sunulacaktır:

· Personel Sözleşmesi

· Personel Görevlendirme Yazısı

· Proje Personeli Zaman Çizelgesi

· Maaş Bordroları

· Kamu kurumları, kamu kurumu niteliğindeki birlikler ve üniversiteler için maaş ödemesine ilişkin Ödeme Emri

· Maaş Ödeme Dekontları

· Maaşlar ile ilgili SGK ve Vergi Tahsilatları

4. Proje bütçemizde seyahat ve gündelik ödemelerimiz var. Bu ödemeleri yaparken nelere dikkat etmeliyiz?

Başvuru Rehberi 2.1.4 Uygun Maliyetler bölümüne göre, Gündelik giderleri her yıl güncellenen Merkezi Yönetim Bütçe Kanununun H Cetvelinde belirtilen memur ve hizmetliler başlığı altında, “aylık kadro/derecesi 1-4 olanlar” için öngörülen tutarın üç katını aşmayacak şekilde belirlenmelidir. Bu tutar 2017 yılı için (37,25 TL x 3) 111,75 TL’dir. Proje kapsamında görev alan proje koordinatörü ve proje personeline ait gündelik ve seyahat harcamaları için aşağıdaki belgeleri Ajansa sunmanız gerekmekte olup, bu gibi harcamaları gerçekleştirmeden önce izleme uzmanınıza bilgi vermeniz yararınıza olacaktır.

· Görevlendirme Yazısı
· Harcırah Bildirim Tablosu
· (Varsa) Yakıt Gideri Bildirim Tablosu, yakıt masrafları için kat edilen mesafenin özet listesi, kullanılan araçların ortalama yakıt tüketimi ve yakıt maliyetine ilişkin destekleyici belgeler (Bkz. PUR Ek 5.3)
· Görev ile ilgili harcamaların kanıt belgeleri (seyahat biletleri, uçak biniş kartları, araç kiralama için acente faturası ve kat edilen mesafenin özet listesi)
· Kamu kurumları, kamu kurumu niteliğindeki birlikler ve üniversiteler için ödeme emri belgesi
· (2017 Yılı için) 57,50 TL üzerindeki harcırahlarda gelir vergisi ödendi makbuzu

5. Nihai ödemenin alınabilmesi için yararlanıcı şahsi hesabından proje hesabına aktarma yapıp ödemeyi gerçekleştirirse, nihai ödemenin akabinde proje hesabından kendi hesabına aktarma yapabilir mi?

Evet. Nihai ödemenin hak edilebilmesi için yararlanıcı tarafından proje hesabını kullanarak önceden yapılacak harcamalar, Ajans tarafından nihai ödemenin yapılmasını müteakip proje hesaplarından kendi hesaplarına aktarılabilir.

6. Performans göstergelerinin yerine getirilememesi durumunda yaptırım nedir?

Proje kapsamında taahhüt edilen performans göstergelerinin yerine getirilememesi durumunda Ajans’a durumu açıklayan belgeler sunulmalıdır. Sözleşme Özel Koşullar Madde 5.4 uyarınca Ajans kendisine sunulan evrakı göz önünde bulundurarak cezai yaptırım uygulayabilir.

7. İzleme ziyaretlerinde tüm proje ekibi bulunmak zorunda mıdır?

İzleme ziyareti esnasında proje ekibinin tamamının bulunması her anlamda projenin sağlıklı ilerleyebilmesi açısından faydalı olacaktır. Özellikle proje koordinatörünün, tüm izlemelerde bulunması önemlidir. Ancak çeşitli sebeplerden dolayı katılım sağlanamaması halinde izleme uzmanına önceden bilgi verilmesi gerekmektedir. Böyle bir durumda, izlemeye katılamayacak olan kişi(ler)nin görev ve sorumlulukları ile ilgili gerekli bilgilerin diğer proje personeli tarafından bilinmesi önemli olacaktır.

8. Sözleşme bütçesinde yer alan birim ve miktarlar gözetilmeksizin, mali raporlama bütçe kalemi bazında toplam tutar üzerinden yapılabilir mi? Örneğin bütçede birim fiyatı 500 TL’den 10 adet Toplantı Masası için 5.000 TL olarak yer almasına karşılık, faturanın 5 adet için 1.000 TL birim fiyattan toplam 5.000 TL olarak düzenlendiği durumda, mali raporlamayı toplamda 5.000 TL olarak yapabilir miyiz?

Mali rapor incelemesi nihai sözleşme bütçeniz esas alınarak yapılacağından, mali raporlamanın sözleşme bütçesine uygun olarak yapılması gerekmektedir. Örnek ele alındığında, bütçede birim maliyeti 500 TL’den 5 adet toplantı masası için öngörülen tutar 2.500 TL olduğundan mali rapor incelemesinde uygun maliyet 2.500 TL bütçe kısıtı göz önüne alınarak değerlendirilecektir.

9. Görünürlüklerde feragat beyanı her yerde kullanılacak mı?

Proje kapsamında yapılan çalışmalar sonucunda ortaya çıkan rapor, broşür, kitapçık web sitesinde verilen haberler vb. tüm dokümanlarda feragat beyanı kullanılmak zorundadır. Feragat metni: “Kuzeydoğu Anadolu Kalkınma Ajansı ……… Yılı ……… (mali/teknik) Destek Programı kapsamında hazırlanan bu yayının içeriği Kuzeydoğu Anadolu Kalkınma Ajansı ve Kalkınma Bakanlığı’nın görüşlerini yansıtmamakta olup, içerik ile ilgili tek sorumluluk (yararlanıcı/ ortaklar/yükleniciler) ………’a aittir.” şeklindedir.

10. Projemiz kapsamında eğitim / seminer / bilgilendirme toplantıları yapacağız. Bunlar nasıl izlenecek? Bu faaliyetler için herhangi bir doküman hazırlayacak mıyız?

İlgili organizasyonların gerçekleştirilmeden önce izleme uzmanınıza haber vermeniz gerekmektedir. İzleme uzmanı gerekli görülen hallerde bu faaliyetlere katılım sağlayacaktır. Eğitim faaliyetlerine katılım sağlayanlarla ilgili olarak Proje Uygulama Rehberi Eklerinde yer alan “Ek 3.1. Eğitim Katılımcı Listesi”, “Ek 3.2. Eğitim Değerlendirme Anketi”, “Ek 3.3. Eğitim Bitiş Anketi” ve “Ek 3.4. Hedef Grup Veri Listesi” doldurulup imzalanarak ilgili faaliyetlerin dijital ortamdaki fotoğrafları ile birlikte Ara/Nihai Rapor ekinde Ajansa sunulmalıdır.

11. Proje uygulama süresi bittikten sonra projeler ne kadar süre ile denetlenir ve proje ile ilgili belgelerin saklanması sorumluğu kime aittir?

Projeler kapsamında alımı desteklenen alet, teçhizat, yazılım, malzeme ve sistemler ile yapımı gerçekleştirilen tesislerin mülkiyeti ve bunlar üzerindeki fikri mülkiyet hakları yararlanıcıya aittir. Yararlanıcı, sözleşme kapsamında sağlanmış tesis, makine, ekipman, teçhizat ve diğer malzemelerin, genel sekreterin gerekçeli ve yazılı izni olmaksızın proje süresince ve projenin sona ermesinden itibaren üç yıl süreyle üzerinde üçüncü kişi lehine ayni ya da şahsi hak tesis edemez ve projede belirtilen iş yeri dışında kullanamaz, aksi halde destek miktarının iki katı tutarında Ajansa tazminat öder.

Projelerin belirlenen amaçlara uygun olarak gerçekleştirilmesi, uygulamaların sözleşmede belirtilen usul ve esaslara göre yürütülmesi ve belgelendirilmesi, belgelerin proje uygulaması sona erdikten sonra en az on yıl süreyle muhafazası ve yapılacak denetimlerde bu belgelerin görevlilere ibraz edilmesi sorumluluğu Yararlanıcıya aittir.

Erzincan'da Desteklenen Projeler

Yüksek İrtifa Sporcu Kampı

TRA 1 Düzey 2 Bölgesi İçin Rusya

İran Ülke Raporu

Konaklı Winter Tourism Center