Sıkça Sorulan Sorular ve Cevapları
MevzuatAjans tarafından saÄŸlanan destek hangi mevzuat kapsamında verilmektedir?Ajansın ve yararlanıcıların tabi olduÄŸu mevzuat aÅŸağıdaki gibidir: 1. Kalkınma Ajanslarının KuruluÅŸu, Koordinasyonu ve Görevleri Hakkında Kanun 2. Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme YönetmeliÄŸi 3. Kalkınma Ajansları Destek Yönetimi Kılavuzu ve Ekleri 5. Ajans Tarafından SaÄŸlanan Destekler için İlan EdilmiÅŸ Olan Program Rehberleri
SözleÅŸme, SözleÅŸme DeÄŸiÅŸiklikleri ve Proje Hesabı
1. SözleÅŸmelerden doÄŸan damga vergisini ödemek yararlanıcının sorumluluÄŸunda mıdır?
Ajans ile yararlanıcı arasında tek nüsha olarak bir sözleÅŸme hazırlanacaktır. Bu sözleÅŸmedeki toplam bütçe tutarı üzerinden binde 9,48 oranında (Bkz. 25.12.2015 tarih ve 29573 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Damga Vergisi Kanunu Genel TebliÄŸi) damga vergisi doÄŸmaktadır ve bu tutarın taraflarca vergi dairesine ödenmesi gerekmektedir. Ajansın damga vergisi muafiyeti bulunduÄŸundan, söz konusu damga vergisinin tamamını projeyi imzalayan karşı tarafın (yararlanıcı) ödemesi gerekmektedir (damga vergisi muafiyeti bulunan kurumlar hariç). a) Damga vergisi, damga vergisi mükellefiyeti tesis ettirmemiÅŸ kiÅŸilerce, sözleÅŸme imzalandığı tarihten itibaren 15 gün içinde vergi dairesine beyan edilerek yatırılmalıdır. b) Damga vergisi mükellefiyeti olan kurumlar, ilgili dönem beyannamesinde beyan ederek vergi dairesine ödeyebilirler. Her iki durumda da Ajans ile yararlanıcı arasında yapılan sözleÅŸmeden doÄŸan damga vergisinin yasal süresi içinde ödendiÄŸine iliÅŸkin dekontun ve ilgili damga vergisi beyannamesinin Ajans’a sunulması gerekmektedir. 2. Proje kapsamındaki tüm ödemelerde neden proje hesabını kullanmalıyız?
Mali destekler kapsamında gerek Ajansın saÄŸlayacağı destek tutarı, gerekse de yararlanıcının karşılayacağı eÅŸ finansman tutarının Vakıflar Bankası’nın Erzurum, Erzincan ve Bayburt Åžubelerinde yararlanıcıların kendi adlarına açmış oldukları proje hesabı kullanılarak harcanması zorunludur. Bu uygulama, Banka ile yaptığımız protokol uyarınca, Ajans olarak, proje hesabının ekstresini görme ve harcamaları gerçekleÅŸtiÄŸi gün izleyerek gerektiÄŸinde sözleÅŸmenin eki olan bütçe ile karşılaÅŸtırma ve proje dönemi sonunda hesaptan gerçekleÅŸen toplam bütçeyi görüp, projenin ne kadar tutarla gerçekleÅŸtirildiÄŸini tek bir hesap ekstresi üzerinden izleme imkânı saÄŸlamaktadır. Kamu kurumları için, eÅŸ finansman olarak gösterilen mevcut personelin proje kapsamında çalıştıkları zamana tekabül eden maaÅŸlarının ödenmesinde proje hesabının kullanılması zorunluluÄŸu bulunmamakta olup, ilgili kamu kurumunda çalışan söz konusu personel için kurumunca halihazırda düzenlenen maaÅŸ bordrosu ile proje personeli zaman çizelgesi (PUR Ek 5.1) destekleyici belge olarak ibraz edilmelidir. 3. Projelerin sözleÅŸmede belirtilen süreden daha erken bitirilmesi mümkün müdür?
Proje Uygulama Rehberi’nin “2.2 SözleÅŸme DeÄŸiÅŸikliÄŸi” kısmında belirtildiÄŸi üzere; yararlanıcıların projelerini, Ajans ile imzaladıkları sözleÅŸme hükümleri doÄŸrultusunda uygulamaları esastır. Bu nedenle proje, ilk planlandığı ÅŸekilde uygulanmaya çalışılmalıdır. Ancak, faaliyetler öngörülen süreden daha erken tamamlanmış ve proje fiilen sona ermiÅŸ ise bu ve benzeri taleplerin uygunluÄŸu görüÅŸülebilir. 4. Projenin uygulanabilmesi için gerekli olan izinler/ruhsatlar (ÇED vb.) hangi aÅŸamada sunulacaktır?
Projenin uygulanması için merî mevzuat gereÄŸince resmi makamlardan alınması gereken her türlü mülkiyet, kira sözleÅŸmesi, izin, ruhsat, yetki belgesi ve lisanslar (ÇED Raporu veya ÇED Raporu´na ihtiyaç olmadığını gösteren ilgili kurum yazısı, inÅŸaat ruhsatı, saÄŸlık ruhsatı, Kültür ve Tabiat Varlıklarını Koruma Kurulu´nun izin belgesi vb.) sözleÅŸme imzalanması aÅŸamasında Ajansa sunulmalıdır. 5. SözleÅŸmeye baÄŸlanan hibe karşılığında herhangi bir teminat talep edilmekte midir?
Kâr amacı güden gerçek ve tüzel kiÅŸilerden her bir proje ve faaliyet için sözleÅŸmede öngörülen toplam destek miktarının %10 (yüzde on)’u kadar teminat alınır. Ajans tarafından teminat olarak kabul edilebilecek deÄŸerler ÅŸunlardır: a) Tedavüldeki Türk parası b) Bankalar veya katılım bankaları tarafından verilen teminat mektupları 6. Ajansın vereceÄŸi destek miktarı, proje uygulama sürecinde herhangi bir sözleÅŸme deÄŸiÅŸikliÄŸi ile artırılabilir mi?
Hayır. “BaÅŸvuru Rehberi Bölüm 2.5 SözleÅŸme İmzalanması ve Uygulama KoÅŸulları” kısmında “Kesin Destek Tutarı” baÅŸlığı altında belirtildiÄŸi üzere sözleÅŸmede kesinleÅŸtirilen mali destek tutarı hiçbir ÅŸekilde sözleÅŸme deÄŸiÅŸikliÄŸi ile artırılamaz. 7. Zeyilname talebi gönderildikten sonra onayı beklerken, projenin uygulamasına devam edilecek midir? Yoksa onay gelene kadar uygulama duracak mıdır? Beklenmesi durumunda, süreçte yaÅŸanan gecikme, tarihlerde kaymaya sebep olursa ne yapılacaktır?
Proje Uygulama Rehberi’nde 2.2.2. SözleÅŸme İçin Zeyilname baÅŸlığı altında, “Zeyilname gerektiren büyük deÄŸiÅŸikliklerin olması durumunda, deÄŸiÅŸikliÄŸin yürürlüÄŸe girmesini talep ettiÄŸiniz tarihten en az 20 (yirmi) gün, projenin bitim tarihinden en az 30 (otuz) gün önce Ajansa zeyilname yapılması yazılı talebinde bulunmalısınız” ifadesi bulunmaktadır. Buna göre, zeyilname ile ilgili talep edilen deÄŸiÅŸiklik onaylanmadan uygulanmayacaktır. Bu durumdan doÄŸan gecikmeler için yukarıda belirtilen ifadede geçen sürelere uyulması ve deÄŸiÅŸikliÄŸin uygulanması gereken zamandan önce talepte bulunulması gerekmektedir. Ayrıca, izleme uzmanı durumu inceleyip, çözüm bulma ve onaylama ya da reddetme yetkisine sahiptir. Bununla birlikte, zeyilnamenin sadece zorunlu ve istisnai durumlarda talep edilmesi gerektiÄŸi unutulmamalıdır. Projelerin sözleÅŸmede belirtildiÄŸi ÅŸekliyle uygulanması esastır. 8. BaÅŸvuru sahibi ya da ortakları tarafından saÄŸlanması gereken eÅŸ finansman tutarının nakdi olarak proje hesabında görülmesi zorunlu mudur?
BaÅŸvuru sahibi ya da ortakları tarafından saÄŸlanacak eÅŸ finansman, projeye özel olarak açılacak banka hesabı üzerinden harcamaları yapmak üzere kullanılacaktır. EÅŸ finansmanın sözleÅŸme imzalanır imzalanmaz proje hesabında görülmesi zorunlu deÄŸildir. EÅŸ finansmanın, para transferi yapılacağı gün proje hesabına yatırılması ve aynı gün transferin gerçekleÅŸtirilmesi mümkündür. Raporlama dönemlerinde ödeme talepleri yapılırken yararlanıcının kendi payına düÅŸen eÅŸ finansman katkısını proje hesabına dâhil ettiÄŸini ve yapılan ödemelere iliÅŸkin transferi proje hesabından gerçekleÅŸtirdiÄŸini destekleyici belgelerle ispatlaması gerekmektedir. 9. Proje kapsamındaki sözleÅŸme deÄŸiÅŸiklik taleplerini, raporlamaları Ajansa nasıl iletmeliyim?
Ajansa verilmesi zorunlu olan raporlar ile sözleÅŸme deÄŸiÅŸiklik talepleri http://portal.kays.kalkinma.gov.tr adresinden ulaÅŸabileceÄŸiniz Kalkınma Ajansları Yönetim Sistemi (KAYS)’ne girilmelidir. Sistemde alınacak çıktılar kaÅŸelenmeli, imzalanmalı ve Ajansa ulaÅŸtırılmalıdır. 10. Zeyilname talebi kaç gün önceden Ajans’a gönderilmelidir?
Zeyilname talepleri, deÄŸiÅŸikliÄŸin yürürlüÄŸe girmesini talep ettiÄŸiniz tarih öncesinde (makul bir sürede) Ajans’a sunulmalıdır. 11. Bildirim mektupları ve zeyilname yazılarımızı Ajansa e-mail ya da faksla ulaÅŸtırmamız yeterli midir?
KAYS üzerinden düzenlenen bildirim mektupları ve zeyilname yazılarının ıslak imzalı asıllarını Ajansa ulaÅŸtırmanız gerekmektedir. Bu evraka Ajans bünyesinde giriÅŸ tarihi yazılarak numara verilecek olup evrakın Ajansa ulaÅŸtığı tarih olarak bu giriÅŸ tarihi baz alınacaktır. 12. Belediyelerin borçları ilana çıktığınız tarihte mi kapatılmış olmalı yoksa son baÅŸvuru tarihine kadar mı kapatılmalı?BaÅŸvuru sahiplerinden, 5449 sayılı Kanunun 19 uncu maddesinin (d) ve (e) bendinde belirtilen Kalkınma Ajansı paylarını ve bunlarla iliÅŸkili varsa diÄŸer bütün mali yükümlülüklerini, yerine getirmeyenler (İl Özel İdareleri, BüyükÅŸehir Belediyeleri, Belediyeler, Ticaret ve Sanayi Odaları) KuzeydoÄŸu Anadolu Kalkınma Ajansı ile Destek SözleÅŸmesi imzalayamazlar. Dolayısıyla ilgili borçlar destek sözleÅŸmesi imzalanması aÅŸamasında kapatılmış olmalıdır. İlbank A.Åž. tarafından yapılan kesintiler, yapılandırma kapsamında deÄŸildir. 13. SözleÅŸme esnasında Ajansa sunduÄŸumuz teminat mektubunu / nakit teminatı geri almak için ne yapmamız gerekir?Projesini tamamlayarak nihai raporunu sunan ve nihai ödemesini alan yararlanıcılar sözleÅŸme esnasında vermiÅŸ oldukları teminat mektubunu / nakit teminatı geri alabilirler. Teminat mektubu / nakit teminatın Ajanstan geri alınması için yararlanıcılar ÅŸu prosedürü izlemelidirler:
Yukarıdaki belgeler hazırlandıktan ve Ajans’a teslim edilmesiyle teminat mektubu/nakit teminat iadesi prosedürü tamamlanmış olmaktadır ve yararlanıcılar teminat mektubunu / nakit teminatı iade alabilirler.
Bütçe, Satınalmalar ve Muhasebe
1. Projemiz baÅŸarılı oldu ve Ajans ile sözleÅŸme imzaladık. Ancak muhasebe iÅŸlemleri ile ilgili bir çalışanımız yok ve biz de bu konuda bilgi sahibi deÄŸiliz. Projenin muhasebe iÅŸlemleri ile ilgili bilgi sahibi olma zorunluluÄŸumuz var mıdır?
Proje Uygulama Rehberi Bölüm 2.4.3 ve SözleÅŸme Genel KoÅŸulları Madde 16 gereÄŸi Destek Yararlanıcısı, kendi muhasebe sisteminin bir parçası veya ek hesaplar ÅŸeklinde proje uygulamasının muhasebe hesaplarını doÄŸru ve düzenli ÅŸekilde tutmakla yükümlüdür. Yararlanıcının bu konuda uzman çalışanı bulunmaması durumunda proje yazımı aÅŸamasında proje bütçesine yarı zamanlı muhasebeci maliyeti eklenebilir. 2. SözleÅŸme imzalandıktan sonra ihaleyi hangi kurum yapacaktır? İhale aÅŸaması nasıl olacaktır?
İhaleyi yararlanıcı yürütecektir. Satın alma iÅŸlemleri, harcama usul ve esasları ilgili kanunlarca belirlenen yararlanıcılar, destek programları çerçevesinde desteklenen proje ve faaliyetler kapsamında yapacakları satın alma faaliyetlerini tabi oldukları satın alma mevzuatı çerçevesinde gerçekleÅŸtireceklerdir. Harcama usul ve esasları konusunda herhangi bir mevzuata tabi olmayan yararlanıcılar Ajansın yayınlamış olduÄŸu Satın Alma Rehberi’ne göre satın almaları gerçekleÅŸtireceklerdir. 3. Tek bir ihale ilanı ile birden fazla hizmet veya mal alınabilir mi?
Alımı yapılacak mal, hizmet veya yapım iÅŸleri birleÅŸtirilebiliyor ise tek bir ihalede alımlar birleÅŸtirilmelidir. ÖrneÄŸin: Bulaşık makinesi, çamaşır makinesi ve buzdolabı için üç ürünün de birlikte alınabileceÄŸi bir “Beyaz EÅŸya Alım İhalesi”ne çıkılıp bu ürünler birlikte alınmalıdır. Alımı yapılacak mal, hizmet veya yapım iÅŸleri birleÅŸtirilemiyor ise her alım farklı bir ihale ile gerçekleÅŸtirilebileceÄŸi gibi, birden fazla alım tek bir ihale duyurusunda lotlar halinde de yapılabilir 4. Lotlama ne demektir?
Yapılan satın almalarda benzer niteliklere sahip ekipmanlar olması halinde lotlama (gruplama) yapılması gerekebilir. Lotlama, aynı yüklenicinin saÄŸlayabileceÄŸi mal ve hizmet alımı ya da yapım iÅŸlerinin gruplandırılması iÅŸlemidir. ÖrneÄŸin; faaliyet bütçenizde yer alan ve alımını yapmayı planladığınız bilgisayar, yazıcı, tarayıcı gibi benzer nitelikteki kalemleri tek bir satın alma süreci ile aynı yükleniciden toptan temin etmeniz gerekmektedir. 5. Açık ihale düzenlendiÄŸi zaman ihale ilanının gazetede bir gün süreyle ilan edilmesi yeterli midir? İhale ilanı, internet sitesinde ne kadar süreyle duracaktır? İhale ilanı, ajansın mı yoksa firmanın kendi internet sitesinde mi yayınlanacaktır?
İhale ilanının gazetede 1 (bir) gün süreyle ilan edilmesi yeterlidir. İlanın internet sitelerinde yayınlanma süresi yararlanıcının ve Ajansın tercihidir. Ancak tam rekabet ÅŸartlarının oluÅŸması ve tüm katılımcıların haberdar olabilmesi için ilanın mümkün olduÄŸunca uzun kalması daha uygundur. İhale ilanı, Ajansın ve yararlanıcının internet sitesinde yayınlanacaktır. 6. İhale ilanları için yapılacak harcamalar nereden karşılanır?
İlan için gerekli olan tutar, ilgili bütçe kaleminden veya idari maliyetler kaleminden olmak üzere proje bütçesinden; yoksa yararlanıcının kendi hesabından karşılanır. 7. Proje kapsamında mal veya hizmet alımı için yapılan ihale ilgili bütçe kaleminden daha düÅŸük bir bedelle sonuçlandı. Bu durumda tasarruf edilen tutar baÅŸka bir kalemde kullanılabilir mi?
Proje kapsamında tasarruf edilen tutarlar zeyilname ile bir baÅŸka kaleme aktarılabilir. Burada dikkat edilmesi gereken husus bu miktarın proje amaçlarına hizmet edecek ÅŸekilde kullanılmasıdır. Böyle bir durumda ivedilikle ilgili izleme uzmanına bilgi veriniz. Bütçe kalemleri arasındaki aktarım uygun görülürse daha sonra bu konuyla ilgili izlenecek yol size anlatılacaktır. 8. İkinci el makine alımı uygun maliyet kabul edilmekte midir?
Ajans tarafından desteklenen projelerde ikinci el makine-ekipman alımı hiçbir ÅŸekilde uygun maliyet kabul edilemez 9. Projede bütçe kalemindeki tutarın aşılması durumunda sonuç ne olur?
Bütçe kaleminin aşılması durumunda aşılan tutara Ajans destek olmaz ve yararlanıcı fazla olan tutarı kendi öder. 10. Bütçede belirtilmeyen kalemler ile ilgili harcamalar proje hesabından mı yapılacaktır?
Bütçede belirtilmeyen ancak projede yapılması taahhüt edilen kalemler ile ilgili harcamalar proje hesabından yapılmak zorunda deÄŸildir. ÖrneÄŸin görünürlük için bütçede kalem yazılmamışsa, tabela için gerekli olan tutar proje hesabına yatırılarak veya yararlanıcının kendi hesabından yapılabilir. 11. Projeye iliÅŸkin olarak düzenlenen fatura/gider pusulası/serbest meslek makbuzu açıklama bölümüne ilgili belgeyi düzenleyen tarafından yazılan herhangi bir ibare geçerli midir?
Proje kapsamında gerçekleÅŸtirilen satın alımlara iliÅŸkin olarak düzenlenen fatura / gider pusulası / serbest meslek makbuzu açıklama bölümünde yer alan ifadelerin Destek bütçesinde ilgili bütçe kalemi açıklaması ile tutarlı olması gerekmektedir. ÖrneÄŸin “Açılış Konferansı İkram Gideri” bütçe kalemine iliÅŸkin faturanın açıklama bölümünde “Muhtelif Gıda” açıklamasının yer alması uygun olmayacaktır. Faturayı düzenleyen kurumun sisteminin izin vermemesi durumunda, fatura üzerine bütçe kalemine uygun olarak yapılacak ilave açıklamanın eklenmesi, bütçede bir bütün olarak belirtilen ürünlerin faturada ayrı ayrı belirtilmesi durumunda yine fatura üzerinde ilgili kalemlerin bir bütünü oluÅŸturduÄŸu açıklamasının ilave açıklama olarak belirtilmesi gerekmektedir. 12. Satın almaların proje süresi içinde gerçekleÅŸmemesi durumunda sonuç ne olur?
Proje süresi içerisinde tamamlanmayan satın almalar uygun maliyet kabul edilmeyecektir. Bu nedenle sözleÅŸmeye baÄŸlanan destek tutarının tamamından faydalanabilmek için tüm faaliyetlerin ve satın almaların proje süresi içerisinde tamamlanması gerekmektedir. 13. Bütçenin standart formatında “1. İnsan Kaynakları” kısmında bütçelenen personel ücretleri ile “6. DiÄŸer Hizmetler” baÅŸlığı altında bütçelenen ve dışarıdan satın alınan hizmetler arasındaki fark nedir? Bu harcamalar nasıl belgelenir?
Projede herhangi bir hizmetin dışarıdan satın alınması öngörülmüÅŸse bu tip harcamaların bütçe standart formunda “6. DiÄŸer Hizmetler” bölümünde bütçelenmiÅŸ olması gerekir. Proje personeline bu bütçe kalemi kapsamında ödeme yapmak uygun deÄŸildir (Bkz. PUR 2.3. Uygun Maliyetler). Bu tip harcamalar, hizmetin satın alındığı gerçek/tüzel kiÅŸinin niteliÄŸine göre fatura, serbest meslek makbuzu, gider pusulası gibi belgelerle tevsik edilebilir. Üniversiteden yapılan hizmet satın alımlarında da üniversite mevzuatına göre yapılacak olan görevlendirme ile ilgili öÄŸretim görevlisinden satın alınan hizmetin bedeli olarak üniversite döner sermayesinin keseceÄŸi fatura karşılığında ödeme yapılabilir. Bu harcama kalemlerinin doÄŸrudan temin limiti olan 20.000 TL’nin üzerinde kalması durumunda ihale yapılmalı, altında kalması durumunda doÄŸrudan temin usulüne göre piyasa araÅŸtırması yapılarak harcama gerçekleÅŸtirilmelidir. Bütçenin “1. İnsan Kaynakları” bölümüne yazılan personel ödemeleri Yararlanıcının iÅŸ akdi yaptığı proje koordinatörü veya proje ekibinde yer alan, proje faaliyetlerinden doÄŸrudan sorumlu personele yapılacak ödemelerdir. Bu ücretler, “Projede Sigortalı Olarak Çalışanlar” ve “Projede Görevli DiÄŸer Personel İçin” olmak üzere ayrı ayrı hazırlanan ve PUR Ek 5.1 “Ücret Bordrosu” düzenlenerek karşılanabilir. EÄŸer ilgili personel sigortalı olarak çalıştırılacaksa “Projede Sigortalı Olarak Çalışanlar İçin Düzenlenmesi Gereken Ücret Bordrosu” düzenlenir, bu personelden gelir ve damga vergisi kesintisi ile sigorta primi kesintisi yapılır. EÄŸer ilgili personel hali hazırda sigortalı olarak baÅŸka bir iÅŸ yerinde çalışıyorsa, bu durumda “Projede Görevli DiÄŸer Personel İçin Düzenlenmesi Gereken Ücret Bordrosu” düzenlenir, bu personelden gelir ve damga vergisi kesintisi yapılır, sigorta primi kesintisi yapılmaz. 14. Proje kapsamında yeni alınacak personel için SGK kaydı gerekiyor mu? Yoksa sözleÅŸme imzalanması yeterli mi?
Sadece sözleÅŸme yapılması yeterli deÄŸildir. SGK kaydının mutlaka yapılması gereklidir. Projelerde esas olan sürekli istihdamın saÄŸlanmasıdır. 15. Projemizin baÅŸvuru formunda tanımlı olan proje ortağı ve iÅŸtirakçilerinden mal/hizmet satın alımı yapabilir miyiz?
Destek Yönetim Kılavuzu “2.1.1.1.1.3.1. BaÅŸvuru Sahibinin ve Ortaklarının UygunluÄŸu” baÅŸlığı altında bu konuya deÄŸinilmiÅŸtir. Buna göre; “Projeye baÅŸvuru sahibi ve ortakları dışında baÅŸka kurum/kuruluÅŸlar da iÅŸtirakçi olmak suretiyle katılabilirler. İştirakçiler, teknik ve mali destek saÄŸlama, uzmanlık aktarımı gibi konularda projede rol alabilir, ancak mali destekten doÄŸrudan faydalanamazlar.”, yine aynı maddenin “Alt Yükleniciler” baÅŸlığı altında “Ortak veya iÅŸtirakçiler aynı proje kapsamında alt yüklenici olamazlar” ifadeleri bulunmaktadır. Bu ifadeler çerçevesinde ortak ve iÅŸtirakçilerin katkıları ayni katkı olarak kabul edilebilir, bunlardan mal ve hizmet alımı yapılamaz. 16. İhale sürecinde görev yapacak deÄŸerlendirme komisyonuna, proje yararlanıcısı çalışanları/yöneticilerinin haricinde dışarıdan atama yapılabilir mi?
Satın alma rehberinin 2.8.1. numaralı bölümünde “DeÄŸerlendirme komitesinin her bir üyesi yararlanıcı tarafından gerçekleÅŸtirilen ihale konusu iÅŸ ile ilgili bilgi ve tecrübeye sahip kiÅŸiler arasından ismen atanmalıdır. DeÄŸerlendirme komitesi üyeleri, teklifler üzerinde bilinçli bir deÄŸerlendirme yapmak için gerekli teknik ve idari kapasiteye sahip olmalıdır.” denilmektedir. Buna göre; iÅŸ ile ilgili tecrübe ve bilgiye sahip olması koÅŸuluyla deÄŸerlendirme komitesine dışarıdan atama yapılması mümkündür. 17. Åžartnamelerde, herhangi bir standart özelliÄŸi kullanarak tanımlayamadığımız makine/ekipmanlar için marka, model belirtilebilir mi?
Bu konu satın alma rehberinin “1.3.3. Yeterli Åžartnamelerin Hazırlanması” baÅŸlığı altında ÅŸöyle ifade edilmiÅŸtir: “Åžartnamelerde, varsa ulusal ve/veya uluslararası teknik standartlara uygunluÄŸu saÄŸlamaya yönelik düzenlemeler de yapılır. Bu ÅŸartnamelerde teknik özelliklere ve tanımlamalara yer verilir. Belli bir marka, model, patent, menÅŸei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilemez. Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde "veya dengi" ifadesine yer verilmek ÅŸartıyla marka, patent veya model belirtilebilir.” 18. İhalelerde sözleÅŸme aÅŸamasında firmamızın SGK ve vergi borcu olmadığına dair durumu internetten barkodlu çıktılarla belgelendirilebilir mi?
Firmanın, SGK ve vergi borcunun bulunmadığını ihalenin yapıldığı ay itibariyle göstermesi koÅŸuluyla barkodlu internet çıktısı yeterli bir belgedir. 19. Satın almalara hemen (İlk izleme Ziyareti Öncesi) baÅŸlanmasına izin veriliyor mu?
İlk izleme ziyaretleri, eÄŸitimlerin hemen akabinde düzenlenecektir. Bu ziyaretlerin bir amacı da, satın almaları da içerecek ÅŸekilde projenin önemli aÅŸamalarını ve tarihlerini belirlemek ve gerekli ise güncellenmesine destek olmak ve satın alma faaliyetleri, idari konular ve raporlama yükümlülükleri hakkında yararlanıcıya tavsiyelerde bulunmaktır. Bu ziyaretler gerçekleÅŸmeden önce yararlanıcı satın alma planlarını oluÅŸturabilir, izleme uzmanı geldiÄŸinde bu plana nihai ÅŸekil verilir. İzleme ziyaretine kadar ihale dokümanlarının hazırlanmasına baÅŸlanabilir, ÅŸartname yazılabilir. Ancak ihale sürecinin (sonradan herhangi bir uygunsuzluÄŸa yol açılmamasını temin etmek için) izleme uzmanı ile satın alma planı yapıldıktan sonra baÅŸlatılması esastır. Bununla birlikte, projenin uygulanması için çok acil ihtiyaçlar söz konusu olduÄŸunda, satın alma stratejinizi planlayarak ilgili izleme uzmanınıza da danışmak suretiyle faaliyetlerinize baÅŸlayabilirsiniz. 20. HakediÅŸ için makine/teçhizatın tesellüm, montaj ve üretime baÅŸlama ÅŸartı var mıdır?
Satın alma süreçlerine uygun alım yapılmış olması, makinenin fiili olarak iÅŸletmeye gelmesi, montajının yapılmış ve çalışır vaziyette olması, faturasının kesilmiÅŸ olması Ajansımızca hakediÅŸlerin gerçekleÅŸmiÅŸ sayılması için gereklidir. 21. DoÄŸrudan temin usulü ile ilgili olarak, 30 bin TL’nin altındaki alımlarda fiyat araÅŸtırmasını nasıl yapacağız? Büyük / küçük tüm alımlarda fiyat teklifi almak ÅŸart mıdır?
Satın alma rehberinin “2.1. DoÄŸrudan Temin” baÅŸlığı altında, doÄŸrudan temin usulü ile yapılan alımlarda birden fazla tedarikçi/hizmet sunucusu/yapım müteahhidi ile görüÅŸülmesinin ve fiyat tekliflerinin alınmasının doÄŸru olacağı ifade edilmektedir. Teamül, aynı kalitede ürünü satan 3 tedarikçiden fiyat teklifi almaktır. DoÄŸrudan temin usulü ile yapılan tüm satın almalarda piyasa araÅŸtırması yapmak esastır. Arızi gider niteliÄŸindeki çok düÅŸük bedelli satın almalar söz konusu ise (sözleÅŸmenin eki olan bütçede gider kalemi olarak bulunması ÅŸarttır), proje ömrü boyunca söz konusu olabilecek bu tip ihtiyaçlar birleÅŸtirilerek tek seferde satın alınacak ÅŸekilde yine piyasa araÅŸtırması yapılabilir. Çok düÅŸük bedelli kırtasiye giderleri gibi alımların birleÅŸtirilerek satın alınması buna örnektir. Piyasa araÅŸtırması, SözleÅŸme Makamının konusunda uzman ve tecrübeli elemanları tarafından yapılmalı ve mümkün olduÄŸu müddetçe, proforma faturalar, görüÅŸme tutanakları ile tespit edilen fiyat, görüntü ve tarih kayıtları ile desteklenmelidir. Piyasa araÅŸtırması için örnek teklif alma formunu izleme uzmanınızdan talep edebilirsiniz. 22. Mali destek tutarı Ajans tarafından proje hesabına yatırılana kadar, yararlanıcı olarak faaliyetlerimize kendi eÅŸ finansmanımızı kullanmak suretiyle baÅŸlamak istiyoruz. Bu durumda proje hesabına yatırdığımız eÅŸ finansmanımıza bloke konulacak mı? Harcamalarımızı nasıl gerçekleÅŸtireceÄŸiz?
23. Ajansın ödemelerine iliÅŸkin “hak ediÅŸ esasına dayanır” ifadesinden ne anlaşılmalıdır?
24. Kar amacı güden proje yararlanıcılarına yönelik ihale mekanizması kısaca nasıl iÅŸlemektedir?Hazırlık, duyuru, teklif alma ve tekliflerin deÄŸerlendirilmesi olmak üzere toplam 4 aÅŸamadan oluÅŸmaktadır.
25. Faaliyet bütçesinde yer alan idari maliyetler kalemini ne amaçla kullanabiliriz ve bu harcamaları belgelendirmek zorunda mıyız?DoÄŸrudan giderlerin belli bir oranına karşılık gelen, projenin yönetim ve gözetimine iliÅŸkin genel maliyetler olarak tanımlanabilecek dolaylı giderler “idari gider” olarak kabul edilmekte olup belgelendirilmesi zorunludur. İdari giderlerin kapsam ve tutar olarak aÅŸağıdaki ÅŸartları taşıması gerekmektedir:
Bu kapsamda yukarıdaki ÅŸartları taşımakla birlikte proje için gerekli olan ilan masrafları, yakıt masrafları, kırtasiye masrafları, bankacılık masrafları, toplantı masrafları gibi maliyetler idari maliyetler kalemi arasında sayılabilecektir. Fakat bilgisayar, yazıcı, fotokopi makinası gibi ofis ekipmanlarının alımı idari maliyetler kaleminden karşılanamaz.
26. Proje kapsamında alınacak ekipmanlar yatırım teÅŸvik belgesi kapsamında temin edilebilir mi?14/07/2009 tarihli ve 2009/15199 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüÄŸe konulan Yatırımlarda Devlet Yardımları Hakkında Karara aÅŸağıdaki madde eklenmiÅŸtir. “EK MADDE 1- (1) Bu Karar kapsamındaki destek unsurlarından yararlanan yatırım harcamaları, kamu kurum ve kuruluÅŸlarının destekleri ile diÄŸer kuruluÅŸların kamu kaynaklı desteklerinden yararlanamaz. Ayrıca, söz konusu desteklerden yararlanılan yatırım harcamaları için MüsteÅŸarlığa teÅŸvik belgesi müracaatı yapılamaz. Bu fıkra hükmüne aykırı davranılması halinde, her iki durumda da bu Karar kapsamında yararlanılan destekler ilgili mevzuatı çerçevesinde tahsil edilir.” (DeÄŸiÅŸiklik Tarihi: 14.04.2011 tarihli R.G.) Buna göre; Yatırım teÅŸvik belgesi 14/04/2011 tarihinden önce alınmışsa, TeÅŸvik Belgesi sahibi Ajans desteÄŸinden faydalanabilir. Ancak 14/04/2011 tarihi ve sonrasında alınan yatırım teÅŸvik belgesine sahip iÅŸletmeler ajans desteklerinden yararlanamaz.
Raporlar, İzlemeler ve Ajans Tarafından Yapılacak Ödemeler
1. Raporlar KAYS üzerinden mi doldurulacak?
Evet. Ajansa sunacağınız tüm ara ve nihai raporlar, ön, ara ve nihai ödeme talepleri, zeyilnameler ve bildirim mektupları imzalanıp Ajansa gönderilmeden önce KAYS üzerinden doldurulmalı ve onaylanmalıdır. 2. Raporlama dönemlerinde ajansa sunulması gereken muhasebe evrakları nelerdir?
Yararlanıcının kamu kurumu, kamu kurumu niteliÄŸindeki birlik veya üniversite olması durumunda; Muhasebe birimince hazırlanan Ödeme Emri Belgesi ve Ekleri, damga vergisi ödendiÄŸine dair belge, fiyat teklifleri, satınalma onay belgesi, teklif deÄŸerlendirme formları, inÅŸaat iÅŸlerinde yapılan iÅŸler listesi ve metraj, piyasa fiyat araÅŸtırma tutanağı, taşınır iÅŸlem fiÅŸi, (varsa) hakediÅŸ icmali, inÅŸaat iÅŸlerinde geçici kabul onayı, ödemelere iliÅŸkin banka dekontları, Sosyal Güvenlik Kurumu ödemeleri ve Vergi ödemelerine iliÅŸkin belgeler, Yararlanıcının kar amacı güden özel sektör iÅŸletmesi olması durumunda; Detaylı ve özet mizan, Sosyal Güvenlik Kurumu ödemeleri ve Vergi ödemelerine iliÅŸkin belgeler, ihaleye iliÅŸkin dokümanlar, sözleÅŸme ve sipariÅŸ formları gibi taahhüt belgeleri, tedarikçiden tesellüm makbuzları gibi mal alımlarına ait belge, kabul belgeleri gibi yapım iÅŸlerinin tamamlandığına dair belgeler Ajansa ara/nihai rapor ekinde sunulmalıdır. Ayrıca, Ajans tarafından ihtiyaç duyulması halinde yukarıda sayılan belgelere ek olarak baÅŸka belgeler de talep edilebilir. 3. Proje bütçemizden iÅŸ akdi ile çalıştırdığımız personel için raporlama aÅŸamasında hangi belgeleri sunmamız gerekir?
Proje kapsamında iÅŸ akdi yapılan personele yapılan ödemeler ile ilgili ara/nihai raporda aÅŸağıdaki belgeler Ajansa sunulacaktır: · Personel SözleÅŸmesi · Personel Görevlendirme Yazısı · Proje Personeli Zaman Çizelgesi · MaaÅŸ Bordroları · Kamu kurumları, kamu kurumu niteliÄŸindeki birlikler ve üniversiteler için maaÅŸ ödemesine iliÅŸkin Ödeme Emri · MaaÅŸ Ödeme Dekontları · MaaÅŸlar ile ilgili SGK ve Vergi Tahsilatları 4. Proje bütçemizde seyahat ve gündelik ödemelerimiz var. Bu ödemeleri yaparken nelere dikkat etmeliyiz?
BaÅŸvuru Rehberi 2.1.4 Uygun Maliyetler bölümüne göre, Gündelik giderleri her yıl güncellenen Merkezi Yönetim Bütçe Kanununun H Cetvelinde belirtilen memur ve hizmetliler baÅŸlığı altında, “aylık kadro/derecesi 1-4 olanlar” için öngörülen tutarın üç katını aÅŸmayacak ÅŸekilde belirlenmelidir. Bu tutar 2017 yılı için (37,25 TL x 3) 111,75 TL’dir. Proje kapsamında görev alan proje koordinatörü ve proje personeline ait gündelik ve seyahat harcamaları için aÅŸağıdaki belgeleri Ajansa sunmanız gerekmekte olup, bu gibi harcamaları gerçekleÅŸtirmeden önce izleme uzmanınıza bilgi vermeniz yararınıza olacaktır.
5. Nihai ödemenin alınabilmesi için yararlanıcı ÅŸahsi hesabından proje hesabına aktarma yapıp ödemeyi gerçekleÅŸtirirse, nihai ödemenin akabinde proje hesabından kendi hesabına aktarma yapabilir mi?
Evet. Nihai ödemenin hak edilebilmesi için yararlanıcı tarafından proje hesabını kullanarak önceden yapılacak harcamalar, Ajans tarafından nihai ödemenin yapılmasını müteakip proje hesaplarından kendi hesaplarına aktarılabilir. 6. Performans göstergelerinin yerine getirilememesi durumunda yaptırım nedir?
Proje kapsamında taahhüt edilen performans göstergelerinin yerine getirilememesi durumunda Ajans’a durumu açıklayan belgeler sunulmalıdır. SözleÅŸme Özel KoÅŸullar Madde 5.4 uyarınca Ajans kendisine sunulan evrakı göz önünde bulundurarak cezai yaptırım uygulayabilir. 7. İzleme ziyaretlerinde tüm proje ekibi bulunmak zorunda mıdır?
İzleme ziyareti esnasında proje ekibinin tamamının bulunması her anlamda projenin saÄŸlıklı ilerleyebilmesi açısından faydalı olacaktır. Özellikle proje koordinatörünün, tüm izlemelerde bulunması önemlidir. Ancak çeÅŸitli sebeplerden dolayı katılım saÄŸlanamaması halinde izleme uzmanına önceden bilgi verilmesi gerekmektedir. Böyle bir durumda, izlemeye katılamayacak olan kiÅŸi(ler)nin görev ve sorumlulukları ile ilgili gerekli bilgilerin diÄŸer proje personeli tarafından bilinmesi önemli olacaktır. 8. SözleÅŸme bütçesinde yer alan birim ve miktarlar gözetilmeksizin, mali raporlama bütçe kalemi bazında toplam tutar üzerinden yapılabilir mi? ÖrneÄŸin bütçede birim fiyatı 500 TL’den 10 adet Toplantı Masası için 5.000 TL olarak yer almasına karşılık, faturanın 5 adet için 1.000 TL birim fiyattan toplam 5.000 TL olarak düzenlendiÄŸi durumda, mali raporlamayı toplamda 5.000 TL olarak yapabilir miyiz?
Mali rapor incelemesi nihai sözleÅŸme bütçeniz esas alınarak yapılacağından, mali raporlamanın sözleÅŸme bütçesine uygun olarak yapılması gerekmektedir. Örnek ele alındığında, bütçede birim maliyeti 500 TL’den 5 adet toplantı masası için öngörülen tutar 2.500 TL olduÄŸundan mali rapor incelemesinde uygun maliyet 2.500 TL bütçe kısıtı göz önüne alınarak deÄŸerlendirilecektir. 9. Görünürlüklerde feragat beyanı her yerde kullanılacak mı?
Proje kapsamında yapılan çalışmalar sonucunda ortaya çıkan rapor, broÅŸür, kitapçık web sitesinde verilen haberler vb. tüm dokümanlarda feragat beyanı kullanılmak zorundadır. Feragat metni: “KuzeydoÄŸu Anadolu Kalkınma Ajansı ……… Yılı ……… (mali/teknik) Destek Programı kapsamında hazırlanan bu yayının içeriÄŸi KuzeydoÄŸu Anadolu Kalkınma Ajansı ve Kalkınma Bakanlığı’nın görüÅŸlerini yansıtmamakta olup, içerik ile ilgili tek sorumluluk (yararlanıcı/ ortaklar/yükleniciler) ………’a aittir.” ÅŸeklindedir. 10. Projemiz kapsamında eÄŸitim / seminer / bilgilendirme toplantıları yapacağız. Bunlar nasıl izlenecek? Bu faaliyetler için herhangi bir doküman hazırlayacak mıyız?
İlgili organizasyonların gerçekleÅŸtirilmeden önce izleme uzmanınıza haber vermeniz gerekmektedir. İzleme uzmanı gerekli görülen hallerde bu faaliyetlere katılım saÄŸlayacaktır. EÄŸitim faaliyetlerine katılım saÄŸlayanlarla ilgili olarak Proje Uygulama Rehberi Eklerinde yer alan “Ek 3.1. EÄŸitim Katılımcı Listesi”, “Ek 3.2. EÄŸitim DeÄŸerlendirme Anketi”, “Ek 3.3. EÄŸitim BitiÅŸ Anketi” ve “Ek 3.4. Hedef Grup Veri Listesi” doldurulup imzalanarak ilgili faaliyetlerin dijital ortamdaki fotoÄŸrafları ile birlikte Ara/Nihai Rapor ekinde Ajansa sunulmalıdır.
11. Proje uygulama süresi bittikten sonra projeler ne kadar süre ile denetlenir ve proje ile ilgili belgelerin saklanması sorumluÄŸu kime aittir?Projeler kapsamında alımı desteklenen alet, teçhizat, yazılım, malzeme ve sistemler ile yapımı gerçekleÅŸtirilen tesislerin mülkiyeti ve bunlar üzerindeki fikri mülkiyet hakları yararlanıcıya aittir. Yararlanıcı, sözleÅŸme kapsamında saÄŸlanmış tesis, makine, ekipman, teçhizat ve diÄŸer malzemelerin, genel sekreterin gerekçeli ve yazılı izni olmaksızın proje süresince ve projenin sona ermesinden itibaren üç yıl süreyle üzerinde üçüncü kiÅŸi lehine ayni ya da ÅŸahsi hak tesis edemez ve projede belirtilen iÅŸ yeri dışında kullanamaz, aksi halde destek miktarının iki katı tutarında Ajansa tazminat öder. Projelerin belirlenen amaçlara uygun olarak gerçekleÅŸtirilmesi, uygulamaların sözleÅŸmede belirtilen usul ve esaslara göre yürütülmesi ve belgelendirilmesi, belgelerin proje uygulaması sona erdikten sonra en az on yıl süreyle muhafazası ve yapılacak denetimlerde bu belgelerin görevlilere ibraz edilmesi sorumluluÄŸu Yararlanıcıya aittir.
![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() 22
Pazar
Ocak 2017
Åžubat 2017
Mart 2017
Nisan 2017
Mayıs 2017
Haziran 2017
Temmuz 2017
AÄŸustos 2017
Eylül 2017
Ekim 2017
Kasım 2017
Aralık 2017
Tüm Hakları KuzeydoÄŸu Anadolu Kalkınma Ajansına aittir. İzinsiz kullanılamaz. |